Insights aus dem erprobten Home-Office

Wir arbeiten seit über 8 Jahren mit einer Home-Office Struktur und sind mittlerweile komplett darauf umgestiegen. Wir haben Home-Office gewählt, da dies nicht nur ein Arbeiten von vielen verschiedenen Plätzen möglich macht, sondern auch ein viel größeres Mitarbeiterpotential bedeutet und man Kosten spart für ein Büro. Außerdem haben die Mitarbeiter keine Anreise, keinen Stau, etc. und mehr Ruhe, so dass ein deutlich konzentrierteres Arbeiten möglich ist. Wichtig bei der Heimarbeit ist, dass mit den vorhandenen Kommunikationsmitteln die Hürden der erschwerten Kommunikation gemeistert werden müssen. Die Erfahrungen, die wir gesammelt haben, möchten wir kurz anhand von einigen Beispiele, Ideen und Tipps teilen.

Vorab: Nicht jede Arbeit kann im Home-Office ausgeübt werden. Es gibt viele Berufe, bei denen der Kontakt zu Menschen notwendig, ja sogar existenziell ist oder ein stationäres Arbeiten gar nicht möglich ist. Wir sind dankbar, dass sich viele Menschen tagtäglich anstrengen, diese Jobs zu machen. Aber dort, wo das Arbeiten auch von Zuhause machbar ist, sollte diese Möglichkeit genutzt werden, da wir damit in der aktuellen Krise die Ansteckungsgefahr verringern können.

Vertrauen und Verständnis

Man braucht Internetverbindungen, Softwareprogramme, Apps, rechtliche Vorkehrungen und erst danach kann es losgehen – und trotzdem gibt es noch genügend zu beachten.

Jeder kennt das, dass die Verbindung zum Internet mal wieder ausfällt. Das wird immer wieder passieren und wenn alle von Zuhause arbeiten, erwartungsgemäß noch öfter… aber wir müssen die Dinge nehmen, wie sie kommen. Ja, manchmal rennen die Kinder durch das Zimmer und die kann man darum bitten, dies nicht zu tun, aber Kinder sind Kinder! Das gehört nun mal dazu und man sollte sich dadurch nicht aus der Ruhe bringen lassen. Wichtig ist dabei natürlich, dass dein Chef oder du als Chef das auch nicht tut: Verständnis von allen Seiten ist sehr wichtig, sonst klappt es nicht! Genauso ist es mit Vertrauen: es gibt Personen, die etwas zu lang ausschlafen und nicht erreichbar sind, dafür dann aber abends eine extra Schicht einlegen. Es gibt Mitarbeiter, die ständig abgelenkt sind. Aber die meisten Menschen sind von Grund auf positiv eingestellt und darauf sollte man bauen. Home-Office ist wirklich nicht auf Dauer für jeden geeignet, aber viele können damit sehr gut umgehen und wie wir alle wissen: nichts ist für ewig!

Einige Tipps: Zieh‘ dich an, als würdest du ins Büro gehen, das gibt vielen ein besseres Arbeitsgefühl. Trinke auch mal einen Kaffee oder Tee in einem anderen Raum, wenn es geht. Kontaktiere auch mal einen Kollegen einfach so zum lockeren Austausch, so wie man sich sonst im Büro am Kaffee-Automaten trifft. Kreative Ideen kommen manchmal auch gerade dadurch, dass man die Waschmaschine anstellt, anstatt beim Blick auf den Monitor. Wenn du mehr Ruhe brauchst, dann könntest du eventuell Noice-Cancelling Kopfhörer einsetzen.

Umgang mit Home-Office und nicht Home-Office Mitarbeitern

Als wir am Anfang sowohl Mitarbeiter im Home-Office als auch im Büro hatten, gab es irgendwann 2 Gruppen: die Homies und die Offies. Zu der Zeit gab es immer wieder Diskussionen, vor allem wegen unterschiedlicher Informationsstände.  Das lässt sich auch sehr schwer vermeiden: einen kurzen Hinweis zwischen Tür und Angel im Büro kommt im Home-Office nicht an, es sei denn man hängt überall Kameras auf und alle sind live verbunden. Man muss sich aber immer überlegen, ob man nicht kurz die Home-Office Mitarbeiter darüber informiert, was gerade besprochen wurde.  Außerdem sollten die Kollegen im Home-Office auch Verständnis haben, dass man nicht alles direkt mitteilen kann. Es fordert also alle heraus und Kommunikation ist key, wie immer.

Software und Apps

Für interne und externe Kommunikation nutzen wir neben den Standards Telefon und E-Mail insbesondere Skype. Trotzdem es manchmal Verbindungsprobleme gibt, hat uns Skype über die Jahre am meisten überzeugt, da es am weitesten verbreitet ist. Auch Zoom haben wir mal eingesetzt, aber die Software ist längst nicht so weit verbreitet wie Skype. Für Teamaufgaben und Ticketing kann man sehr gut mit Jira arbeiten. Und für die Buchhaltung nutzen wir mittlerweile Datev Online, womit auch die Verarbeitung von ein- und ausgehenden Rechnungen schneller geht, zumindest wenn Rechnungen papierlos als PDF versendet werden. Auch für das Einscannen von Dokumenten gibt es gute Scan-Software für das Smartphone (z.B. Office Lens von Microsoft), wenn kein Scanner vor Ort ist. Und natürlich muss man auf eine sichere Cloud zugreifen können. Da hat man inzwischen aber ja eine riesige Auswahl, mit Datenhaltung innerhalb von Deutschland oder der EU. Und dass ohne VPN nichts läuft, weiß wahrscheinlich auch jeder.

Wir sind sicherlich nicht das einzige Unternehmen, das mit dem Modell Home-Office als Büro-Alternative arbeitet und Heimarbeit wird auch nicht für jedes Unternehmen die Ideallösung sein, aber wir wollten ein paar unserer gemachten Erfahrungen gerne mit dir teilen!

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Bleibe gesund,

Harold